логин:    пароль: Регистрация
Вы здесь:
  
Пролетая над Парижем. Как устроить заграничную командировку Вадим КУЛЬПИНОВ, Ирина ПОЛИЩУК - «Контракты» №51 Декабрь 2004г.

Организаторы деловых поездок уверяют, что оформляя служебную визу вместо туристической, можно избежать многих сложностей, возникающих при оформлении визы туристической.


В то же время агентства деловых поездок в один голос твердят о неприятных последствиях для путешественника, решившегося открыть туристическую визу вместо служебной.

Вполне возможно, что последнее утверждение имеет маркетинговую природу: тиражируя этот тезис, специалисты по деловому туризму стараются застолбить свою нишу на туристическом рынке. Тем не менее к деловым поездкам консульские службы относятся очень внимательно и готовы всячески содействовать в подготовке документов. Особенно охотно сотрудники дипломатических служб идут навстречу аппликантам, у которых есть подписанные договоры или соглашения с предприятиями страны, в которую направляется группа сотрудников какой-либо компании. Предъявив договоры, переписку или другие документы, подтверждающие деловые контакты, можно уговорить посольства большинства стран значительно приблизить даты собеседований или выдачи виз. Следовательно, деловая поездка может стать разумной альтернативой и для туристов, желающих посетить Западную Европу, но по каким-то причинам опасаются отказа в открытии туристической визы в страны Шенгенской группы.

Как «выслужиться»

Посещение выставок, конференций, участие в форумах, семинарах, ведение работ по совместным европейско-украинским проектам, обмен опытом, выезд на предприятие, где проходит ознакомление с технологиями и оборудованием, подготовка персонала — вот далеко не полный перечень поводов для подачи документов на открытие служебной визы.

С формальной точки зрения список необходимых для этого документов не слишком отличается от предоставляемого для открытия туристической визы. В анкете, практически одинаковой для всех стран Шенгенского соглашения, в графе «цель поездки» указывают, что поездка не туристическая, а служебная. В качестве основания для выезда в консульство подают оригиналы приглашений на бизнес-мероприятия, договоры о сотрудничестве или даже письменные бизнес-предложения.

Принимающая сторона обычно загодя высылает заинтересованной компании оригиналы приглашений на бизнес-мероприятие. По мнению Юрия Беспалова, вице-президента государственной компании «Укрэкокомресурсы» Кабинета Министров Украины и руководителя проекта «Агентство деловых поездок EcoExpo», если одновременно зарубежная фирма направит копии приглашений в представительство своей страны в Украине, это ускорит процесс рассмотрения документов. Факс от приглашающей стороны станет еще одним подтверждением правдивости информации и достоверности документов, подаваемых украинской стороной.

Кроме приглашений при оформлении служебных виз представительства европейских стран (США этого обычно не требуют) могут пожелать получить оригинальные или заверенные нотариусом документы о компании, приглашающей к себе украинских коллег. Чаще всего требуется справка, выданная торгово-промышленной палатой этой страны, где указывается полное название компании, ее идентификационные коды, данные об учредителях и показатели финансового состояния.

Мультивиза

Многоразовая виза — мечта любого гражданина развивающейся страны, часто выезжающего за границу. Мультивиза дает право на неограниченное количество поездок в страну в течение оговоренного условиями срока. Опять же, охотнее всего мультивизу выдают бизнесменам и руководителям компаний, ведущих активное общение с зарубежными партнерами.

Страны Шенгенского соглашения открывают многоразовую визу на месяц, три месяца, полгода или год. А представительство США может позволить беспрепятственно посещать страну в течение пяти лет. «С точки зрения ведения двустороннего бизнеса, консульская служба США наиболее прогрессивна по сравнению с представительствами многих других стран, — считает Юрий Беспалов. — В посольстве США практикуется предварительная запись по интернету и предельно лояльное отношение сотрудников к заявкам предприятий, что очень помогает в нашей работе и значительно облегчает жизнь аппликантам».

Дела вместо отдыха

Туристы, которым было отказано в открытии визы, успели убедиться, что сотрудники иностранных представительств очень щепетильно относятся к формальностям, и крайне не любят, когда аппликант темнит или пытается ввести их в заблуждение. Выявив малейшие нарушения или неточности в поданных документах, заморские чиновники как минимум отказывают в открытии визы. А если подлог обнаружат после отъезда заявителя, его непременно занесут в черный список неблагонадежных путешественников, после чего в течение нескольких лет ему очень сложно будет получить право на въезд в страну Шенгенского соглашения.

Одно из распространенных нарушений, которое может привести к таким последствиям — несоответствие цели визита фактическому содержанию тура. Так, например, собираясь в командировку, многие заявляют ее как туристическую поездку, не вписав в соответствующей графе анкеты служебный характер визита.

Организаторы деловых поездок, в частности директор компании «Нью Лоджик» Владимир Рогозный, утверждают: если консульству станет известно, что турист скрыл свои истинные намерения и заявил о туристической поездке вместо служебной, консульство может наказать за дезинформацию отказом в открытии визы или занесением в черный список.

Нельзя сказать, что вероятность разоблачения подлога слишком велика. Ведь иностранное консульство не является органом дознания, оно не может и не должно вести оперативно-розыскную деятельность в отношении туристов. Однако нередки случаи, когда сотрудники иностранных представительств неожиданно запрашивали у агентства или аппликанта дополнительную информацию или даже требовали, чтобы после окончания тура подозрительный, по их мнению, вояжер явился с паспортом в консульскую службу и подтвердил таким образом свое прибытие на родину.

Юрий Беспалов привел пример из практики организации деловых поездок, когда сотрудники итальянского представительства в Украине отказались принимать документы на открытие служебных виз для членов украинской делегации только потому, что вместо подтверждения бронирования гостиничных номеров, агентство предоставило письмо приглашающей стороны, мол, для проживания украинских коллег компания готова предоставить служебные квартиры. Сотрудники посольства согласились принять документы только после того, как выезжающие забронировали номера в гостинице. А выдавая паспорта с открытыми визами, предупредили, что консульская служба направит запрос в гостиницу, где должна разместиться украинская группа, чтобы узнать, сколько украинцев в течение какого времени проживали в забронированных номерах. Запрашивало консульство информацию об этой группе в гостинице или нет, установить не удалось. На всякий случай предприниматели забронировали гостиницу и честно в ней поселились.

Есть, однако, признаки, по которым консульство может наверняка определить истинную цель поездки и без всяких запросов. Первое, что бросается в глаза особенно бдительным — несовпадение страны, поставившей визу в паспорте, со страной фактического пребывания. Иными словами, если предприниматель открыл туристическую визу на въезд во Францию, но по каким-то причинам вылетел из Украины в Германию — это повод заподозрить его в подаче некорректных данных. А если он и обратно вылетит не из Франции, а из Германии, то санкции к нему будут применены наверняка.

По мнению Владимира Рогозного, не стоит экспериментировать с бдительностью консульства. Избежать неприятностей можно только вылетев в страну Шенгенского соглашения, открывавшую визу и получить местную отметку о прибытии, а уж потом вылететь в другое государство, если надо. На обратном пути тоже желательно передвигаться зигзагом: перед возвращением обязательно заехать в страну заявленного пребывания, с тем, чтобы оттуда вылететь в Украину. Дороговизна и неудобство таких перемещений наводит на мысль, что туризм не самое удачное прикрытие для деловых поездок. Гораздо эффективнее обратиться в специализированное агентство и заручиться его поддержкой при получении визы. Кстати, если нет документального подтверждения от принимающей стороны, например, контракта, делового предложения или приглашения на выставку, агентство деловых поездок может снабдить клиента приглашением на выставку в Ганновер, или, например на международную конференцию газосварщиков в Хельсинки. Лучше всего, если тема мероприятия будет прямо соответствовать профилю родной компании...


Мнения операторов

Екатерина Субботина,

ассистент вице-президента ГК «Укрэкокомресурсы», руководитель проекта «Агентство деловых поездок EcoExpo»:

— Главная проблема при организации деловых поездок — сроки рассмотрения документов. Очень часто деловые люди планируют встречи с зарубежными партнерами, не рассчитывая, что открытие визы может растянуться более чем на месяц. Здесь может пригодиться посредничество предприятия, занимающегося оформлением деловых поездок и длительное время работающего с иностранными представительствами. Например, недавно в консульскую службу посольства США мы подали пакет документов на открытие служебных виз для группы предпринимателей. Собеседование было назначено на первую декаду января. Однако наших заказчиков такой срок не устраивал, и они готовы были предоставить дополнительные документы, подтверждающие необходимость скорейшей выдачи документов. Мы предоставили в консульство дополнительные документы, заполнили специальные анкеты, и переслали их в торгово-экономическую миссию посольства США. В результате, специально для данной бизнес-поездки открыли визы уже в начале декабря. В итальянском посольстве после того, как мы обратились с ходатайством в консульскую службу, визы для выезжающих за границу специалистов были оформлены в течение двух-трех дней.

Евгений Рущенко,

директор департамента по туризму ЗАО «Универсальное агентство»:

— По нашим наблюдениям, среди европейских стран наибольшим спросом у корпоративных клиентов пользуются Германия, реже — Австрия, Швейцария, Италия и Франция. В Азии безусловный фаворит по количеству деловых поездок, конечно, Гонконг. Наиболее распространенная цель поездки — заключение договоров с зарубежными компаниями и посещение профильных выставок. В последние год-два мы заметили тенденцию к уменьшению спроса на семинары и тренинги за границей. Многие компании сейчас предпочитают проводить такие мероприятия в Украине. Большим компаниям с несколькими филиалами в Украине не имеет смысла встречаться с партнерами, например, в Киеве — они едут куда-то за границу, чтобы совместить приятное с полезным. Отправляются в такие поездки в основном на семь дней, где три дня занимаются делами, а остальное время проводят на экскурсиях или в свободном режиме. Безусловно, предпочтение отдается безвизовым странам, чтобы не было проблем с оформлением документов. В этой связи стоит отметить Египет и Турцию, где и море теплое, и цены доступные, и режим, опять же, безвизовый. Пик популярности на деловые поездки в Египет приходится на октябрь и ноябрь, поскольку уже не так жарко, как летом, и цены еще не такие высокие, как с началом новогоднего сезона. Часто летают на Кипр и в ОАЭ.

Инна Гуренко,

начальник отдела продаж ООО «Авионика групп»:

— Важно отметить, что ценовой диапазон организации деловых поездок очень широк и здесь все зависит от сезона и от того, что в итоге хочет получить клиент. Например, мы недавно организовывали поездку в Прагу, где отель можно заказать от EUR30 до 300 в сутки. Правда, за 30 евро отель будет не особо хорошим. Выбор клиента остановился на достаточно неплохом отеле, находящемся недалеко он центра, стоимостью в EUR50 в сутки с человека. И клиенту он очень понравился. Трансфер в обе стороны в той же Праге на 15 человек обойдется приблизительно в EUR180. Недорогая и излюбленная украинцами страна — Египет. Там в среднем можно организовать семинар в диапазоне от 300-600 у. е. за человека. Также ездят и в ОАЭ, хотя здесь цены повыше — поездка будет стоить около 1000 у. е. с человека. Конечно, можно найти и более дешевые отели, но имеет ли смысл ехать за границу и жить в плохой гостинице? Конференц-зал есть практически в каждом четырехзвездочном отеле, не говоря уже о пяти звездах. Стоимость аренды зала колеблется от 200 у. е. в день. Семинар в Чехии обойдется приблизительно в 800 у. е. Что касается организации семинаров на экзотических островах, то могу сказать, что они не очень популярны. Поскольку далеко не все, даже крупные компании, могут позволить себе вывезти, скажем, пятерых специалистов куда-нибудь на Сейшельские острова, где это мероприятие обойдется в 3-4 тыс. у. е. на человека. Не помогут даже скидки в 5-10%, предлагаемые авиакомпаниями, если летит группа от 10 человек.

Владимир Рогозный,

директор компании «Нью Лоджик»:

— Я не советую обращаться в турагентство для оформления деловой поездки. В отличие от агентства деловых поездок, туристическое агентство может попытаться пойти по пути наименьшего сопротивления и, вероятнее всего, предложит открыть туристическую, а не служебную визу, со всеми вытекающими последствиями. Кроме того, по моему мнению, классическое турагентство, которое редко сталкивается со спецификой оформления деловой поездки, может затянуть сроки оформления. В результате, если турагентству не удается вовремя получить требуемое служебное приглашение, бронирование нужного отеля с конференц-залом или что-то еще, скорее всего, оно попытается склонить клиента к открытию туристической визы вместо служебной или вовсе отказаться от оформления и вернуть документы клиенту. Таким образом, у делового человека не останется времени на переоформление.

Контракты №51 / 2004


Вы здесь:
вверх