логин:    пароль: Регистрация
Вы здесь:
  
Секретные материалы Ирина ПОЛИЩУК - «Контракты» №51 Декабрь 2004г.

Предложение секретарей принято считать одним из самых стабильных сегментов на рынке труда, где большой спрос и еще выше предложение. Однако найти квалифицированного секретаря достаточно сложно, несмотря на кажущееся обилие предложений.


Прием в приемную

Сегодня свои услуги в качестве секретаря предлагают немало соискателей, главным образом, вчерашние выпускники вузов, а иногда школ и курсов. Но выдвигаемые ими требования к зарплате зачастую не соответствуют знаниям и навыкам. «Наши компании готовы платить деньги при условии, что человек действительно стоит этих денег. Как показывает практика, требованиям, которые выдвигает работодатель, соответствует не более 10% общей массы претендентов, — говорит координатор проектов рекрутингового агентства Top Consulting Лариса Семенистая. — Например, мы уже несколько месяцев безуспешно ищем секретаря-переводчика в одну большую компанию — у выпускников филологических факультетов недостаточный опыт работы, а иногда он отсутствует вовсе, да и владение языком оставляет желать лучшего».

Еще один аспект, усложняющий подбор секретарей — достаточно небольшой возрастной ценз, в среднем 19-35 лет. Тех, кто разменял четвертый десяток, даже с хорошим опытом и знанием на эту должность в большинстве компаний не берут. По словам директора рекрутингового агентства «Фортуна» Анны Дивак, наибольшим спросом пользуются секретари в возрасте 23-30 лет. «Именно в таком возрасте человек уже имеет за плечами опыт работы и законченное образование: большинство работодателей не хотят трудоустраивать студентов, даже заочников», — констатирует специалист.

В свою очередь, амбициозные претенденты воспринимают должность секретаря лишь как первую ступень в развитии и построении карьерной лестницы. Преобладающее большинство секретарей в будущем видят себя сотрудником одного из отделов компании или даже заместителем директора, но никак не профессиональным секретарем. «У каждого знающего себе цену человека наступает момент, когда он понимает, что «перерос» должность. Особенно это касается секретарей, ведь их карьерные возможности ограничены», — поясняет практикующий психолог Владимир Лакмус. Поэтому активно и с энтузиазмом начатая работа секретаря со временем сводится к формальному исполнению необходимых обязанностей. В итоге это нередко приводит к взаимному желанию секретаря и работодателя расстаться.

Кроме того, нередко встречаются секретари, профессионально выполняющие обязанности, но очень ревностно относящиеся к уровню зарплаты. Они легко переходят с одной фирмы в другую в поисках даже символически большей зарплаты, а иногда и в поиске новых ощущений. «Тем самым такие «мотыльки» обеспечивают стабильное присутствие специалистов на рынке», — говорит Анна Дивак. — Правда во многих компаниях считают, что секретарь должен быть исключительно верным и надежным и это не та должность, где от перемены мест слагаемых ничего не изменится (как не крути, а секретарь имеет доступ к конфиденциальной информации). Поэтому крупные компании предпочитают принимать на работу молодых специалистов, тем самым воспитывая надежного секретаря своими силами.

Секретари — хорошие и разные

Нынешняя ситуация на «секретарском рынке» достаточно неоднозначна. С одной стороны, рекрутеры отмечают избыток претендентов и нехватку настоящих специалистов. С другой — секретарей одного профиля слишком много, в то же время иной направленности катастрофически мало. В каждой компании в зависимости от рода деятельности и специфики бизнеса секретари выполняют кардинально разные обязанности. «Эту должность в каждой компании интерпретируют по-разному. Где-то секретарь является правой рукой шефа, а где-то — человеком, выполняющим обязанности более занятых работников», — рассказывает Анна Дивак.

Одна из самых востребованных секретарских должностей — секретарь в небольшой компании (около 30 сотрудников). Причиной является то, что в последнее время в Украине открылось немало новых офисов, а секретарь нужен в каждой организации. В таких компаниях, как правило, предпочитают, чтобы секретарь выполнял еще и обязанности, например, помощника бухгалтера и вел первичную бухгалтерию, поэтому со временем секретари идут на повышение и должность становится вакантной. «Это стабильная позиция, поскольку спрос на таких специалистов был, есть и будет. Но работодателю надо учитывать тот факт, что часто такие секретари по истечению небольшого периода времени переквалифицируются в бухгалтеров и должность опять освобождается», — говорит исполнительный директор рекрутингового агентства Golden Staff Виктория Задиора. В обязанности такого специалиста входит: прием звонков, подготовка текущих документов, работа с входящей-исходящей документацией, ведение первичной бухгалтерии (выписка накладных), обеспечение офиса канцтоварами, а также все, что не успевают или не хотят делать другие. Если на фирме больше одного секретаря, обязанности либо делятся поровну, либо один выполняет более квалифицированную и ответственную работу (референт), а другой — все остальное. Поэтому и зарплаты таких секретарей за последние два года выросли практически на 40%. Если в 2002 году начальная «стоимость» секретаря составляла $100, то сейчас $150-200, и найти человека, согласившегося выполнять непрофильные задания за $100, по словам кадровиков, весьма сложно.

Следующим в неофициальной градации престижности стоит работа секретаря-reception. Его должностные обязанности сводятся к приему и распределению большого количества входящих звонков и посетителей фирмы, что делает должность неким подобием «справочного бюро». Такие специалисты занимаются и приемом корреспонденции. Стоит отметить, что эта работа одна из самых однообразных и стрессовых, и, в то же время, требующая высокого уровня подготовки и профессионализма, поэтому люди на такой должности задерживаются, как правило, ненадолго. Впрочем, такие специалисты пока редкость для отечественных фирм: в 80% эта должность предусмотрена в штатном расписании иностранных компаний.

Офис-менеджером либо, что реже, администратором традиционно называют секретаря, в обязанности которого входит своевременное обеспечение офиса всем необходимым для его жизнедеятельности. Как правило, это сотрудник с организаторскими способностями, склонный к административной работе, принимающий самостоятельные решения, управляющий работой курьеров, водителей, уборщиц, взаимодействующий с сервисными службами.

Секретарь-личный помощник руководителя крупной компании. Функции его во многом зависят не только и от профиля деятельности компании, но от личности ее руководителя. В идеале личный помощник должен понимать и хорошо знать все привычки своего руководителя и по максимуму облегчать будни начальника, самостоятельно решая многие вопросы. В обязанности этого специалиста входит как планирование распорядка дня руководителя и организация деловых встреч, так и сопровождение на официальные ужины, покупка подарков детям и жене шефа. Достаточно часто личных секретарей воспитывают своими силами, поскольку должность связана с коммерческой информацией — многие личные помощники в последствии становятся заместителями директора. Спрос на секретарей-помощников за нынешний год вырос более чем на 50% и оклады таких специалистов за три последних года увеличились в среднем на 40%, говорят рекрутеры. А учитывая ситуацию с нехваткой на рынке специалистов такого рода, зарплаты личных секретарей будут только расти.

Руководитель секретариата — такая должность присутствует в штатном расписании больших компаний, где насчитывается более десятка секретарей. Тем не менее это одна из самых прогрессивных должностей, поскольку на рынке труда потребность в таких специалистах возникла относительно недавно. В обязанности руководителя секретариата входит, как правило, расстановка, управление и контроль за работой всех секретарей, решение возникающих конфликтов, определение графика работ, отпусков. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера). Таких специалистов на рынке труда пока не хватает, особенно когда речь идет о необходимости опыта работы на аналогичной должности. Как результат, за последний год зарплаты руководителей секретариата выросли приблизительно на треть, при том что стартовала данная должность с достаточно высоких окладов — от $300.

Все меньшим спросом пользуются услуги секретарей-переводчиков, в чьи обязанности вменяется подготовка и обеспечение переговоров, работа над устными и письменными переводами, сопровождение руководства в загранкомандировках. Однако даже в тех редких случаях, когда в таких специалистах возникает потребность, найти квалифицированного секретаря-переводчика непросто: образование есть у многих, однако необходимая квалификация — далеко не у всех. Солидные компании сейчас разделяют функции секретаря и переводчика: в основном, в обязанности секретаря-переводчика вменяется работа именно переводчика, а потом уже секретаря. Понятно, что при таком отношении к профессии рост зарплат здесь почти не наблюдается — стартовая зарплата секретарей-переводчиков уже два года сохраняется на уровне в $300.

Прогноз

На ближайшее время кадровики прогнозируют рост спроса на такие должности, как руководитель секретариата и секретарь — личный помощник руководителя. Во-первых, этот спрос формируют новые крупные организации. Кроме того, руководители компаний поняли, что секретарь и помощник — две совершенно разные должности. По словам рекрутеров, в ближайший год зарплаты помощников и руководителей секретариата вырастут на 30-40%. Также ожидается скачок зарплат в сегменте высококвалифицированных секретарей, работающих в больших компаниях — чтобы удержать своих специалистов, компании вынуждены поднимать зарплаты. Правда, динамика роста зарплат на данный момент достаточно скромна — приблизительно 10-15%.

В то же время, по ожиданиям рекрутеров, спрос на обычных секретарей, а соответственно и темпы роста их зарплат, останутся на нынешнем уровне. А вот такая должность как секретарь-переводчик в скором времени может совсем исчезнуть.


Опыт диктует зарплату
Должность Стандартные требования Средний
оклад, $
Секретарь в небольшой компании 19-35 лет, опыт работы до 1 года, высшее или среднее образование, пользователь ПК
Без знания языков Разговорный английский
150-200
250-300
Секретарь-ресепшн 20-30 лет, приятная внешность, оконченное высшее или среднее образование, умение работать с архивами, пользователь ПК.
Без знания языков Разговорный английский Свободный английский

200-250
250-300
350-500
Секретарь-переводчик 25-40 лет, высшее лингвистическое образование, знание делового этикета и специализированной лексики, пользователь ПК.
Свободный английский Один язык — свободно, второй — разговорный Свободное владение двумя языками
300-450
450-500
450-500
Руководитель секретариата 27-45 лет, высшее образование, делопроизводство, опыт работы от 5 лет, хороший пользователь ПК.
Свободный английский
Один язык — свободно, второй — разговорный
Свободное владение двумя языками
400-700
400-700
400-700
Помощник руководителя Высшее образование обязательно, знание делопроизводства, опыт работы от года, умение планировать рабочий день шефа, опыт подготовки и обеспечения переговоров
Без знания языков Свободный английский
Один язык — свободно, второй — разговорный
Свободное владение двумя языками
300
500-1000
500-1000
700-1000
По данным кадрового агентства Golden Staff
Контракты №51 / 2004


Вы здесь:
вверх