логин:    пароль: Регистрация
Вы здесь:
  
Пересадка ВипОфиса Иван ЗАЙЦЕВ, Вадим КУЛЬПИНОВ - «Контракты» №9 Март 2007г.

Несоответствие между основными параметрами офиса и стратегией компании может привести к потере клиентов и персонала


Десятки консультантов, колдующих над созданием офисного пространства, в котором непременно должен воцариться уют и располагающая атмосфера, все чаще напоминают шаманов. Как и тысячу лет назад, не зная, верить ли тому, что слышишь, на всякий случай (а вдруг поможет) многие соглашаются обустроить помещения в полном соответствии с учениями офисных гуру.

Между тем для большинства заказчиков авторских проектов рабочих помещений не принципиально, будет ли в новом кабинете циркулировать фэншуйная энергия Ци. Куда важнее устроить все так, чтобы планировка помещения способствовала эффективной работе персонала или хотя бы не мешала сотрудникам.

В связи с этим вспоминаются слова Александра Кардакова, которые собственник компании «Инком» сказал однажды в интервью Контрактам: «Было время, когда мы стояли перед нелегким выбором: построить недорогой офис или вложить в полтора раза больше денег и возвести здание, в котором будет приятно работать. Потратив больше, мы через несколько лет не упремся в ограниченные возможности офиса, а продолжим рост. Когда строился этот офис, нам не нужно было большое помещение, но мы построили его с излишком площади. Если бы затеяли строительство подешевле, финансовые показатели могли быть лучше, но хорошо ли это для компании?»

Заметим, что сейчас обороты Инкома почти вдвое превышают показатели ближайших конкурентов, это предприятие без натяжек можно назвать лидером на своем рынке. Александр Кардаков уверен, что просторный офис, позволяющий своевременно расширять штат компании, удобно распологать отделы, организовывать отдых и питание сотрудников, cтал одним из конкурентных преимуществ предприятия.

Вместимость и надежность

Офисной науке известны и другие примеры, когда административное помещение не только сдерживало развитие фирмы, но и становилось причиной конфликта между собственниками предприятия. Столичные риэлторы рассказали о злоключениях крупного логистического центра, который два года назад сменил помещение, объединив все разрозненные подразделения в одном здании.

На первый взгляд операция по смене офиса была проведена блестяще — по хорошей цене компания приобрела несколько комнат в офисном центре, где с помощью опытных дизайнеров была сделана перепланировка, внутренняя отделка и проведена научная организация пространства. Размещению рабочих мест было уделено немало внимания, поскольку для руководителей компании было важно вместить как можно больше сотрудников на 170 кв. м.

По разным оценкам, вместе с оплатой услуг консультантов, переезд обошелся примерно в $500 тыс. Однако через полтора года стало ясно, что офис выбран неудачно. Внезапное увеличение количества заказов поставило руководителей предприятия перед нелегким выбором: либо терять позиции на рынке, либо искать новое помещение. Для администрирования всех поступающих заявок количество сотрудников нужно было увеличить как минимум на треть. В результате двое учредителей компании вынуждены были выкупить долю основного собственника, который был категорически против приобретения нового помещения, и оформлять кредит на покупку офиса подходящего размера.

Даже если в ближайшие 5-6 лет не предполагается существенного расширения штата, неудачный выбор помещения может привести не только к серьезным сбоям в работе, но и к потере ценных сотрудников. Пример. В минувшем году для обустройства редакции региональной ежедневной газеты было найдено удачное решение — аренда недавно надстроенного этажа, утепленной технической мансарды над административным зданием советской постройки.

Предложение подкупало двумя очевидными преимуществами: большой площадью и низкой арендной платой. Заключив договор долгосрочной аренды, руководители проекта приступили к ремонту и обустройству. Все работы по отделке помещения и техническому оснащению были сделаны толково и в срок. Но как только редакция заработала на полную мощность, проявился существенный технический недостаток: кабель, подведенный к мансарде, не мог обеспечить мощность, достаточную для питания всех электроприборов редакции.

Если сотрудники включали, например, кондиционеры, автоматика во избежание перегрузки отключала электропитание. Отключения электроснабжения случались, даже если электросеть перегружали в соседних офисах. Для ежедневной газеты, перед отправкой в типографию существующей только в электронном виде, испытание электричеством невыносимо: после каждого сбоя сотрудники восстанавливают несохраненные данные, среди которых не только тексты, но и готовые к печати полосы.

С технической точки зрения исправить недостаток несложно, достаточно с нижних этажей провести дополнительный кабель и распределить нагрузку между подающими линиями. Однако в этом случае собственник помещения требовал повышения аренды и оплаты всех согласований с облэнерго. Руководитель проекта не смог обосновать необходимость дополнительных трат перед собственником. В итоге все осталось по-прежнему, не считая внезапного увольнения технического директора и главного редактора газеты, которые отказались работать в режиме непрекращающегося аврала и выслушивать бесконечные жалобы сотрудников.

Красота спасет офис

Однако помимо площади и особенностей коммуникаций, Игорь Яремко, независимый специалист по оформлению офисов, выделяет еще несколько факторов, непосредственно влияющих на успешность практически любого проекта. Речь идет прежде всего о планировке и интерьере помещения. Во-первых, дизайн и оформление зависит от сферы деятельности компании. Например, офис, предназначенный для приема посетителей, по планировке и дизайну мебели должен существенно отличаться от офиса, в котором находятся только сотрудники компании. Клиент адвокатской компании, желающий сохранить конфиденциальность, непременно занервничает, если все юристы будут работать в одном помещении. В то же время в конструкторском бюро инженеры вполне могут сосуществовать рядом. Таким образом, оформление офисного пространства во многом определяет восприятие клиентами и партнерами философии компании, ее корпоративной идеологии. В некоторых случаях интерьер и дизайн может служить неплохой рекламой, демонстрируя успешность компании.

Контракты опросили дизайнеров, специализирующихся на оформлении различных помещений, чтобы разобраться в основных требованиях к офисным помещениям, которые мы условно разделили по функциональному признаку: офис для продаж, офис для VIP-клиентов, производственный офис и офис для руководства.

Один из наиболее ценных советов, который мы получили во время консультаций с дизайнерами, сводится к тому, что заказчику интерьера еще на этапе проектирования не мешает предусмотреть возможность изменения дизайна и планировки офиса. Если конструкция перегородок позволяет быстро переформатировать пространство, это существенно снизит затраты на дальнейшие переоборудования помещения.


ЭКСПЕРТиза

Алексей БАКАЙ, директор дизайн-студии Алексея Бакая

— Кроме предложенных вариантов, я бы выделил еще один вид офиса — офис, готовящийся для сдачи в аренду. Такой офис оформляется универсально, безлико, главная задача, чтобы помещение понравилось потенциальному арендатору. Причем арендодатель может не знать, чем будет заниматься компания, снимающая помещение, — это может быть и туристическая фирма, и модельное агентство. И задача дизайнера при оформлении такого офиса — придать ему стильный вид, при этом не создавая деталей, присущих какому-то определенному виду бизнеса. Сдается скорее заготовка под будущий офис, арендатор самостоятельно уже занимается оформлением помещения по своему вкусу.

Сейчас все больше компаний просят оформить офис не просто строго, стильно, дорого — заказчик требует обеспечить эксклюзивность, неповторимость своего помещения. Если весь офис оформлен в классическом духе, несколько элементов из японского или викторианского стиля значительно усилят общее впечатление.

Хакбаз СОРУШ, главный архитектор архитектурно-строительной мастерской и студии дизайна «Дижон»

— На мой взгляд, сейчас дизайн офиса зависит не столько от его назначения, сколько от личных предпочтений бизнесмена. То есть независимо от вида бизнеса, интерьер будет отображать личные предпочтения руководителя или владельца. Причем это касается и мебели, и оформления стен, и различных сувениров, размещенных на столе или стеллажах. Единственное отличие офисов не в стиле их оформления, а в функциональном наполнении. Например, консалтинговая компания обязательно должна предусмотреть ресепшн и комнату переговоров. В то же время автомеханику, например, ни то ни другое не нужно. А стиль оформления в любом случае будет выбирать руководитель.

Силва ДАЯН, главный дизайнер строительной компании «Довгаль», директор дизайн-студии «Арт Стайл»

— Основная задача дизайнера — разработать такой дизайн, который увеличит шансы фирмы-заказчика на успех. При разработке дизайна офиса очень важно функциональное зонирование (разделение офисного помещения на различные функциональные зоны: административную, рабочую, рекреационную). Здесь все должно отвечать принципам эргономичности — то есть офис необходимо спроектировать таким образом, чтобы максимально облегчить контакты между отделами и управленческим персоналом и вместе с тем создать некую дистанцию между руководством и отделами. Сейчас входит в моду так называемый английский бизнес-стиль: общее офисное пространство разделено стеклянными перегородками, за которыми размещены столы на 4-8 человек.


Практика интерьеров

Фабрика впечатлений

Офис для VIP-клиентов или партнеров. Здесь не предусмотрен значительный наплыв посетителей, напротив, его посещают немногие, однако суммы заключенных контрактов нередко превышают годовой оборот небольшой туристической компании.

Планировка. Как правило, офис для VIP-клиентов редко бывает большим. Холл, где размещена стойка или стол секретаря, комната ожидания, несколько кабинетов помощников руководителя и собственно кабинет директора. В таком помещении даже не обязательно наличие комнаты переговоров — ее функцию вполне может выполнять кабинет директора.

Интерьер. Офис солидных производственных или торговых компаний чаще всего оформляется в строгом деловом стиле. Впрочем, в данном случае на первое место выходит не функциональность, а респектабельность. Здесь редко используются не только яркие, но и просто светлые тона (к которым прибегают лишь в том случае, если владелец помещения хочет таким образом выделиться). Интерьер должен подчеркивать состоятельность и солидность фирмы, производить впечатление уверенности и достатка. Дубовые панели на стенах, мебель из натурального дерева, ковры и тяжелые светильники могут усилить визуальный эффект. Обстановка должна выглядеть дорого. Особенно это касается кабинета директора. Нередко кабинет руководителя оформляют в викторианском стиле, украшают антиквариатом или картинами известных художников. Иногда оформление кабинета руководителя отличается от остальных помещений, где, скажем, используется японский стиль. В таком случае контраст с другими помещениями подчеркивает статус руководителя и дистанцирует его от подчиненных.

В офис же, например продюсера или деятеля эстрады, уместны эпатажные элементы, нестандартные решения. Дизайнеру имеет смысл избегать прямых линий, пастельных тонов, обыденности. Интерьер такого кабинета может шокировать неподготовленного посетителя, поразить его экспрессивностью, граничащей с безвкусицей. Вместе с тем достигается основная цель — хоть раз посетивший помещение клиент наверняка запомнит необычный интерьер.

Заходи, кто хочет

Весьма распространенный вариант рабочего помещения — офис продаж. Это помещение рассчитано на постоянный поток посетителей и непрерывный процесс оформления сделок купли-продажи. Классические примеры — офисы туристических компаний, дизайнерских студий или фирм, занимающихся розничной торговлей габаритной техникой (которая не может быть представлена в торговом зале). К этой же группе можно отнести и отделения банков.

Планировка. В любом из указанных случаев планировка офиса должна быть удобна не только посетителям, но и продавцам-консультантам, которые должны иметь возможность побеседовать с каждым из потенциальных клиентов. Обычно в центре офиса для продаж целесообразнее разместить просторный зал, где расположена стойка администратора, размещена информация о компании, продаваемой продукции или оказываемых услугах.

Лучше всего, если, выбирая продукт, клиент будет огражден от контактов с другими посетителями. Предпочтительно, чтобы он имел возможность сделать выбор самостоятельно, независимо от того что покупает — тур по Средиземноморью или сельхозтехнику. Для повышения эффективности работы консультантов в офисах продаж стоит предусмотреть места для неспешного и в некоторой степени интимного общения менеджера и покупателя. Будут кстати два кресла и журнальный столик в углу зала или несколько столиков для переговоров, отгороженных от основного помещения легкими перегородками. Если же менеджер по продажам вынужден общаться с посетителем прямо возле стойки администратора, установить контакт и уговорить клиента приобрести товар становится сложнее.

Интерьер. Оформление этой разновидности офиса во многом зависит от сферы бизнеса, в которой работает компания. Например, отделения банков оформляются однотипно, как правило, в стиле хай-тек, с элементами модерна. В качестве основных цветов офиса выбираются корпоративные цвета. Впрочем, если основной цвет банка агрессивный, например, красный, помещения оформляются в более спокойных тонах — серебристом, зеленом или даже черном. Обязательное условие — наличие размещенных на стойке администратора и на стенах как минимум трех логотипов банка. Еще один обязательный атрибут — развешанные на стенах офиса изображения дензнаков различных стран, стенд с драгоценными металлами или коллекционными монетами. По мнению специалистов по интерьерам, все это создает у посетителя ощущение солидности банка, на подсознательном уровне повышает доверие к финансовому учреждению.

Офис компании, занимающейся продажей техники, оформляется, как правило, в строгом, деловом стиле. Максимум функциональности, минимум излишеств. Строгая цветовая гамма — яркие, кричащие тона здесь неуместны. На стенах — изображения и фотографии продаваемой продукции, логотип компании (как правило, один). В данном случае важно подчеркнуть серьезность и деловитость компании-продавца, а не отвлекать внимание второстепенными предметами.

Туристическая компания, напротив, старается привлечь клиентов яркими цветами, дружеской атмосферой. Клиент собирается отдыхать, и задача продавца — создать ощущение отдыха уже на этапе выбора тура. Нередко на стенах офисов туроператоров изображены пальмы, пляжи, морские и горные пейзажи. Офис должен запомниться клиенту, привлечь его внимание, вызвать желание снова вернуться именно сюда.

Обязательный атрибут практически для всех офисов продаж — брошюры и буклеты, содержащие информацию о компании, предлагаемой продукции или услугах. В противном случае посетители, пришедшие полюбопытствовать, будут чаще отвлекать менеджеров-консультантов от потенциальных клиентов.

Терпение и труд

Производственный офис. Его специфика в том, что помещение предназначено не для приема клиентов, а для работы коллектива. Классические примеры — редакции журналов, конструкторские бюро, IT-компании и т. д. Контакты работников с посетителями в этом случае ограничены или сведены к минимуму. Здесь главное не впечатление, которое офис произведет на посетителей, а обеспечение максимально удобных условий работы для сотрудников.

Планировка. Производственные офисы состоят из комнат, в которых одновременно работает достаточно большое количество людей. Сотрудники отделены друг от друга лишь мебелью (стеллажами, столами, шкафами). Такая планировка офиса может способствовать коллективной творческой работе и формированию командного духа. Вместе с тем звуковая и зрительная изоляция практически отсутствует — каждый работник видит и слышит, чем занимается другой. Кроме того, постоянное общение в напряженной рабочей обстановке может привести к конфликтам внутри коллектива и падению работоспособности.

Еще один вариант производственного офиса — помещение, разделенное перегородками на отдельные «кабинеты», в которых находятся от одного до трех человек. Такая планировка лишена недостатков предыдущего варианта: сотрудники не пребывают под постоянным наблюдением своих коллег, сохраняется некая видимость приватности, есть элементы звуковой и зрительной изоляции. Вместе с тем сохраняется чувство принадлежности к коллективу — сотрудники все равно находятся в одном помещении и имеют возможность общаться между собой.

По словам дизайнеров, все чаще клиенты просят спроектировать так называемый комбинированный офис, в котором есть как индивидуальные комнаты, так и общее офисное пространство, разделенное перегородками. Такая планировка устраняет противоречия между необходимостью сконцентрироваться на работе и потребностью сотрудников в общении.

Интерьер. Как правило, интерьер производственного офиса служит одной цели — максимально повысить эффективность работы персонала. В этом случае дизайнеру редко удается дать волю своей фантазии. Главные требования — удобство и эргономичность мебели, хорошее освещение, максимальное количество рабочих мест в одном помещении. Пространство оформляется в классическом «офисном» стиле — письменные, чертежные или компьютерные столы и стулья, светлые перегородки. Стены окрашиваются в светлые мягкие тона. Ковролин или паркет выбираются более темного цвета, чем стены.

Дело хозяйское

Еще одна разновидность офиса — дирекция. В помещении нет ни менеджеров по продажам, ни консультантов. Такой офис не ориентирован на прием посетителей, а является своеобразным мозговым центром компании, местом, где принимаются управленческие решения, разрабатывается стратегия, определяются тактические цели. В чем-то этот вариант напоминает офис для приема VIP-клиентов, поскольку доступ в него имеют лишь ключевые партнеры и контрагенты.

Планировка. Включает в себя, как правило, стойку секретаря (администратора), помещение бухгалтерии, комнату переговоров и кабинеты руководителя и его заместителей или помощников. Практически сразу возле входа находится ресепшн, далее — рабочие кабинеты помощников руководителя, комната переговоров. Эксперты не рекомендуют размещать кабинет руководителя компании около входа — это негативно воспринимается большинством посетителей. Лучше, если кабинет директора расположен (по отношению к входу в офис) после помещений помощников, рядом с переговорной комнатой, но перед финансовым отделом.

Интерьер. Основные помещения должны быть выдержаны в духе подчеркнутой рациональности — ничего лишнего, все функционально, но вместе с тем солидно и в меру дорого. Дизайнеры советуют избегать как излишней скромности, так и чрезмерной помпезности. В цветовой гамме должны преобладать корпоративные тона. Иначе оформляются комната переговоров и кабинет директора. Для «переговорки» уместен немного рассеянный свет, не слишком яркие и не слишком темные цвета, подобранные в тон корпоративному логотипу.

Кабинет руководителя предприятия, напротив, должен отражать его характер, предпочтения, стиль жизни. Выглядеть все должно стильно, дорого, современно. Именно поэтому при оформлении многих директорских кабинетов дизайнеры используют смешение стилей. Если все помещение выдержано в одном стиле, например постмодерн, это не всегда производит ожидаемый эффект и выглядит безлико. И, напротив, несколько элементов хай-тека или китайская ваза эпохи Мин может удачно дополнить интерьер. В данном случае задача дизайнера — создать обстановку, которая не только отражает индивидуальность и уверенность в себе хозяина, но и подчеркивает состоятельность компании.

Вы здесь:
вверх